Posteado por: rrios | 8 noviembre 2008

GuateCompras

GUATECOMPRAS

 

REPUBLICA DE GUATEMALA

 

Ø   La Republica de Guatemala se encuentra en la parte Norte de Centro America.

Ø   Extensión territorial 108,889 Kms2.

Ø   Está dividida en 8 regiones, 22 departamentos y 332 Municipios.

Ø   Población Total 12’000,000, tiendo en el departamento de Guatemala a 2?900,000 de habitantes.

Ø   Densidad Poblacional 103 habitantes por Km2.

Ø   Idioma Oficial : Español, además se tienen otros 20 idiomas mayas y 2 idiomas no mayas.

Ø   Analfabetismo : 26.3%

Ø   Nivel de Pobreza  : 56% y pobreza extrema : 16%

 

INFORMACION GENERAL DEL SISTEMA GUATECOMPRAS

 

GUATECOMPRAS es el nombre asignado al Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. GUATECOMPRAS es un mercado electrónico, operado a través de Internet.

 

De acuerdo a lo establecido en la Resolución número 572-2003, de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, todas las entidades públicas deben utilizar el sistema GUATECOMPRAS desde el 30 de octubre de 2003

 

El Estado de Guatemala utiliza GUATECOMPRAS para comprar y contratar bienes y servicios.

 

OBJETIVOS QUE PERSIGUE GUATECOMPRAS

Los principales objetivos que se logran con una buena gestión de Guatecompras son:

 

A-. Transparencia    Guatecompras permite que las etapas del proceso de adquisiciones estén a la vista de todos. De esta manera los empresarios conocen las oportunidades de negocios, los organismos públicos compradores conocen tempranamente todas las ofertas disponibles, la ciudadanía vigila los procesos y conoce los precios pagados para cada adquisición. Esto aumenta la competencia y reduce la corrupción.

 

B-. Eficiencia    Guatecompras estimula importantes reducciones en los costos, en los plazos de los procesos de adquisición, en los precios de los bienes y servicios adquiridos y en el número de las impugnaciones. De este modo se logra un uso más eficiente del gasto público.

 

Ejemplo : Sao Paulo reportó reducciones de 23% en promedio. Si América Latina lograra con e-Procurement tan solo una reducción de 10% en los precios de los bienes adquiridos por el sector público, este ahorro sería de 20 mil millones de dólares por año, equivalentes a 1/3 del gasto de toda la región en educación o en salud. 

C-. Promoción del desarrollo    Guatecompras es un instrumento esencial para la modernización del Estado, la buena gestión política, el fortalecimiento de las instituciones y la construcción de la democracia.

 

Con frecuencia las adquisiciones gubernamentales son vistas simplemente como un problema de logística y provisión de suministros. En realidad constituyen un aspecto esencial de la gestión del desarrollo.

 

Los avances electrónicos permiten aumentar sustancialmente el impacto de las adquisiciones del sector público para convertirlas en un soporte decisivo de la transformación de las instituciones, el mejoramiento del bienestar colectivo, la promoción del crecimiento económico y la construcción de la democracia.

 

Guatecompras permite que las adquisiciones del gobierno sean utilizadas como un instrumento para promover el sector privado y el desarrollo equilibrado, porque facilita la protección contra el monopolio, fomenta el crecimiento gradual de la productividad y posibilita la expansión de las economías locales y de las pequeñas y medianas empresas.

 

D-. Integración Regional    Se vislumbra que los procedimientos de de compras gubernamentales por medio de Internet representan un enorme potencial para lograr dos grandes objetivos de la integración: por una parte, facilitar los intercambios comerciales en los mercados regionales y subregionales, gracias a la agilidad de las comunicaciones electrónicas y al uso de estándares comunes; por otra parte, garantizar transparencia y posibilidad de vigilancia y control de prácticas de competencia desleal de empresas o países.  

 

BENEFICIOS

El sector público puede disponer de:

Ø   Procedimientos de trabajo estandarizados al contar con la información en medios electrónicos y en formatos y tiempos iguales.

Ø   Agilidad y transparencia en los procesos de licitación pública. La consulta en medios electrónicos es más rápida y se encuentra a disposición de quien la requiera en todo momento.

Ø   Mecanismos expeditos de control y seguimiento en las contrataciones.

Ø   Mayor cantidad de proveedores en las licitaciones al ser más fácil y menos costoso el procedimiento.

Ø   Mejores condiciones de calidad y precios en las propuestas de empresas al no repercutir en sus ofertas los gastos de viaje y desplazamiento.

Ø   Economías significativas de recursos a través de la reducción de desperdicios y negociación de los mejores precios, sin perjuicio de la calidad y de acuerdo con las necesidades del aparato administrativo

 

De su parte, las empresas pueden contar con:

Ø   Mayores posibilidades de participar en licitaciones públicas.

Ø   Mecanismos más rápidos y fáciles para obtener información y dar seguimiento a los procesos de contratación del gobierno.

Ø   Ahorros en el costo de las bases de las licitaciones.

Ø   Acceso más amplio a la oferta de bienes y servicios de las pequeñas y medianas empresas, antes limitadas por las condiciones restrictivas de los procesos de licitación.

 

Asimismo, la sociedad puede disponer de:

Ø   Mecanismos transparentes de rendición de cuentas de las compras gubernamentales al contar, en cualquier momento y desde cualquier lugar, de toda la información.

Ø   Cualquier ciudadano puede conocer datos tales como cuánto gasta el gobierno en bienes, servicios, arrendamientos y obras públicas; cuáles dependencias y entidades están realizando un proceso de compra; bajo qué procedimientos se realizan las contrataciones; cuáles empresas participan en los concursos y cuáles son las ganadoras; y si se presentó algún recurso o inconformidad en determinado proceso o si algún proveedor o contratista ha sido sancionado. 

 

 

USO GUATECOMPRAS

 

El Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, funciona a través de la dirección en Internet  www.guatecompras.gt.

 

El sistema GUATECOMPRAS es utilizado por los cinco diferentes tipos de usuarios o perfiles de usuarios siguientes:

 

Perfil de

usuario

Personas individuales o jurídicas

que pueden utilizar el perfil

Comprador

·         Unidades ejecutoras de compras de las entidades del Sector Público

Proveedor

·         Personas individuales o jurídicas con interés en proveer bienes o servicios a las Unidades Ejecutoras de compras

Público

·         Comunicadores sociales

·         Investigadores

·         Instituciones generadoras de estadísticas

·         Funcionarios miembros de instituciones públicas o privadas

Personas con interés en brindar bienes o servicios a los proveedores adjudicatarios de concursos

·         Organismos internacionales

·         Organizaciones No Gubernamentales (ONG’s)

·         Toda persona individual o jurídica con residencia en Guatemala o en el exterior

Contralor

·         Contraloría General de Cuentas

·         Ministerio Público

·         Procuraduría General de la Nación

·         Congreso de la República

·         Dirección de Auditoría, Ministerio de Finanzas Públicas

Administrador

Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas

 

Los usuarios con perfil comprador, contralor y administrador deben estar previamente registrados en el sistema GUATECOMPRAS para poder utilizarlo. Los usuarios con perfil proveedor y público pueden acceder a GUATECOMPRAS sin necesidad de estar registrados en el sistema.

 

Los usuarios Comprador y Contralor  deben registrarse para poder utilizar el sistema GUATECOMPRAS. Para ello deben obtener las contraseñas respectivas a través de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, quien en su calidad de órgano rector del Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, capacita y entrega las contraseñas durante los cursos de capacitación cuyas fechas de realización se encuentran permanentemente disponibles en la dirección electrónica www.guatecompras.gt.

 

 

OBLIGADOS AL USO DE GUATECOMPRAS

 

Deben utilizar el sistema GUATECOMPRAS, los organismos del Estado, sus entidades descentralizadas y autónomas, las unidades ejecutoras, las municipalidades, las empresas públicas estatales o municipales y las entidades no gubernamentales que administren fondos internacionales o de fuente extranjera con el objeto de proveer de bienes, obras o servicios al Estado de Guatemala, sin perjuicio de seguir utilizando el procedimiento que actualmente aplican.

 

El término concurso público incluye:

(a)     El régimen de licitación y cotización pública establecido en la Ley de Contrataciones del Estado;

(b)     Las licitaciones públicas nacionales y licitaciones públicas internacionales efectuadas al amparo de convenios y tratados internacionales;

(c)     Las cotizaciones y las invitaciones a ofertar no sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado;

(d)     Los llamados a precalificación, preselección o registro;

(e)     Las invitaciones a presentar manifestación de interés;

(f)      Los avisos para determinación de proveedor único;

(g)     Los concursos nacionales o regionales de oferta de precios y;

(h)     Otros tipos de concursos donde cualquier persona individual o jurídica puede manifestar interés o presentar ofertas, siempre que cumpla con los requisitos que se hayan establecido en las respectivas bases que rigen los mismos.

 

El término concurso restringido  se utilizará exclusivamente para las licitaciones por lista corta efectuadas al amparo de convenios y tratados internacionales y cualquier otro tipo de concurso efectuado fuera del marco de la Ley de Contrataciones del Estado, en los cuales la participación está restringida a un grupo limitado de personas individuales o jurídicas previamente invitadas por la entidad compradora.

 

PUBLICIDAD

 

Las entidades detalladas, deben publicar en el sistema GUATECOMPRAS los documentos y comunicaciones que correspondan de las diferentes etapas de cada licitación, cotización y cualquier otro tipo de concurso público o restringido, en la forma y oportunidad que se describe en el siguiente cuadro:

 

Tipo de información

Momento en que debe publicarse

a)  Anuncio y bases; o invitación y bases (válido solo en concursos públicos): es el anuncio de convocatoria, las invitaciones y las bases que rigen el evento, especificaciones técnicas, disposiciones, planos de construcción o términos de referencia, así como cualquier otra documentación anexa, excepto aquella que no sea posible de obtener por medios electrónicos.

Deben publicarse en GUATECOMPRAS antes de publicarse en los medios de prensa escrita o electrónica conforme a la ley o a normas propias de la entidad.

b)  Invitación y bases (válido solo en concursos restringidos): son las invitaciones a participar y las bases que rigen el evento, especificaciones técnicas, disposiciones, planos de construcción o términos de referencia, así como cualquier otra documentación anexa, excepto aquella que no sea posible de obtener por medios electrónicos.

Deben publicarse en GUATECOMPRAS antes de enviar o efectuar la respectiva invitación a la persona jurídica o individual seleccionada para participar.

c)   Solicitudes de aclaraciones: son las preguntas sobre un concurso que efectúan las personas interesadas.

Salvo disposición legal, reglamentaria o normativa en contrario, las solicitudes de aclaraciones deben realizarse directamente en el sistema GUATECOMPRAS. Es decir que la persona interesada en un concurso debe escribir sus preguntas directamente en el sistema, en la pantalla correspondiente.

d)  Aclaraciones: son las respuestas que brindan las entidades compradoras a las solicitudes de aclaraciones efectuadas por las personas interesadas en el concurso. Forman parte de las bases y pueden aclarar, complementar o corregir el contenido de las bases.

La entidad compradora debe publicar sus respuestas en GUATECOMPRAS. En caso de que por disposición legal, reglamentaria o normativa las respuestas deban enviarse o publicarse por medios diferentes a GUATECOMPRAS, dichos envíos o publicaciones deberán efectuarse con posterioridad a la publicación en el sistema GUATECOMPRAS.

e)  Lista de invitados (válido solo en concursos restringidos): es el listado de las personas individuales o jurídicas invitadas a participar.

La unidad ejecutora de compras debe publicar en GUATECOMPRAS la lista de invitados, a más tardar 24 horas después de la fecha de vencimiento del plazo para presentar ofertas.

f)    Lista de oferentes: es el listado de las personas individuales o jurídicas que presentaron ofertas y sus montos ofertados.

La entidad compradora debe publicar en GUATECOMPRAS la lista de oferentes, a más tardar 24 horas después de la fecha de vencimiento del plazo para presentar ofertas.

g)  Evaluación: es el detalle de la evaluación técnica y económica efectuada –en general por una junta-sobre las ofertas recibidas.

La evaluación puede, a discreción de la entidad compradora, publicarse en GUATECOMPRAS.

h)  Adjudicación: es el documento que se emite –en general por parte de una junta- con el objeto de adjudicar un concurso a uno o más proveedores.

La adjudicación debe publicarse en GUATECOMPRAS antes de notificar al adjudicatario por medios impresos en papel o distintos a GUATECOMPRAS.

i)      Orden de compra

La orden de compra debe publicarse en GUATECOMPRAS antes de ser enviada al adjudicatario en medios impresos en papel o distintos a GUATECOMPRAS.

j)     Contrato: es el contrato finalmente firmado entre las partes.

El contrato debe publicarse en GUATECOMPRAS luego de que haya sido firmado por las partes intervinientes y a más tardar 72 horas después de que haya sido aprobado por la autoridad superior.

k)   Respuesta sobre impugnación: es la resolución o la respuesta que se emite por motivo de una impugnación.

La respuesta sobre impugnación puede, a discreción de la entidad compradora, publicarse en GUATECOMPRAS.

 

Los anuncios de convocatoria que se publican en el Diario de Centroamérica, Órgano Oficial del Estado y/o en otros medios de prensa escrita o electrónica, deben incluir el siguiente párrafo informativo:

 

Las bases del presente concurso pueden leerse a través de Internet en la dirección http://www.guatecompras.gt, consultando el Número de Operación Guatecompras XXXX (NOG XXXX).

 

El número “XXXX” indicado en el párrafo informativo anterior, es el Número de Operación Guatecompras (NOG) que genera automáticamente el sistema GUATECOMPRAS al recibir la publicación de un nuevo concurso.

 

Los formularios de cotización establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado y las invitaciones a concursar que de acuerdo a otras normativas se envían en forma personalizada, deben incluir el mismo párrafo informativo descrito en el artículo anterior.

 

Las bases que las personas individuales o jurídicas deban adquirir como requisito previo a participar en un concurso, también deben publicarse anticipadamente en GUATECOMPRAS, para permitir que los interesados puedan consultarlas antes de efectuar la mencionada adquisición.

 

Cuando un usuario comprador carga un concurso en GUATECOMPRAS, éste toma automáticamente el estatus Publicado y lo mantiene hasta que se alcanza la fecha límite para presentar ofertas. Luego de alcanzada dicha fecha límite, el concurso toma automáticamente el estatus En Evaluación, y finalmente, cuando el usuario comprador carga en GUATECOMPRAS el archivo de la adjudicación, el concurso toma automáticamente el estatus Terminado Adjudicado. Si en cambio el concurso se anula (prescindido), el usuario comprador debe manualmente asignar al concurso el estatus Terminado Anulado y si se declara desierto el usuario comprador debe manualmente asignar al concurso el estatus Terminado Desierto. Estos dos cambios de estatus que se realizan en forma manual, deben efectuarse a más tardar 24 horas después de haberse determinado que un concurso se declara Terminado Anulado o Terminado Desierto.

 

Los concursos y otras informaciones que se publican en GUATECOMPRAS no necesariamente reemplazan a las publicaciones en el Diario de Centroamérica, Órgano Oficial del Estado, o en otros medios de prensa. La funcionalidad incluida en el sistema no necesariamente reemplaza los procedimientos de compras que podrá requerir cada entidad pública en particular, de acuerdo a las disposiciones legales por las cuales se rige.

 

El sitio web  www.guatecompras.gt puede contener vínculos hacia otros sitios. El Estado guatemalteco no se responsabiliza del contenido, exactitud u opiniones expresadas en esos otros sitios web.

 

Todo usuario conviene en que el acceso al sitio web www.guatecompras.gt se realizará bajo su propia responsabilidad. Cuando no se logre utilizar el sistema GUATECOMPRAS por problemas en el sistema o por cualquier otra circunstancia, no generará responsabilidades para el Estado guatemalteco. El Estado de Guatemala realiza el mayor esfuerzo razonable para que el sistema GUATECOMPRAS esté disponible el 100% del tiempo. Sin embargo no está en condiciones de predecir ni controlar el momento en que se produzcan interrupciones del servicio debido a fallas mecánicas, de telecomunicaciones, de software, de hardware, de proveedores externos, por trabajos de mantenimiento o por cualquier otra causa y tampoco puede controlar la duración de tal evento. No obstante, hará los esfuerzos razonables para proveer en el plazo más corto posible los mecanismos alternos para la restauración de los servicios afectados.  El Estado de Guatemala queda eximido de cualquier responsabilidad derivada de interrupciones o del mal funcionamiento del sitio o de cualquiera de sus servicios que tenga su origen en un evento accidental o no imputable a él .

 

Ningún usuario debe utilizar el contenido del sitio www.guatecompras.gt con ningún propósito ilegal ni antiético ni distinto a los fines para los cuales ha sido creado. Adicionalmente ningún usuario debe realizar actos que afecten o impidan el normal funcionamiento del sitio.

 

El Estado guatemalteco ha tomado medidas para prevenir ataques de virus electrónicos.  Aún así, no acepta ninguna responsabilidad por cualquier daño causado por virus.    

 

El sistema GUATECOMPRAS envía oportunamente diferentes tipos de boletines electrónicos al usuario que se inscribe a los mismos. Si por problemas de recepción o cualquier circunstancia, un boletín electrónico no llegase a su destino, no se generará responsabilidad alguna para el Estado guatemalteco.

 

El Estado guatemalteco se reserva el derecho de cambiar la información, presentación y los servicios que ofrece el sitio web www.guatecompras.gt.

 

Las entidades públicas que se incorporan por primera vez al uso del sistema GUATECOMPRAS como usuarios compradores, deben comenzar publicando todos aquellos concursos ya iniciados y cuya fecha máxima para presentar ofertas aún no se haya alcanzado.

 

La marca “GUATECOMPRAS” se encuentra inscrita en el Registro de la Propiedad Intelectual, a nombre del Ministerio de Finanzas Públicas, bajo el expediente número 2003-02919. El dominio www.guatecompras.gt se encuentra registrado a nombre del Ministerio de Finanzas Públicas, en la Universidad del Valle de Guatemala, en su calidad de ente Registrador de Nombre de Dominio de Internet del nivel superior correspondiente al código de Guatemala (.gt).

 

La Contraloría General de Cuentas velará por el cumplimiento de las obligaciones estipuladas en las presentes normas, por parte de las entidades del Sector Público.

 

REGISTRO DE PROVEEDORES

 

El Registro de Proveedores de Guatecompras está formado por todas aquellas personas individuales o jurídicas que poseen un Número de Identificación Tributaria (NIT) registrado en la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). Toda persona con NIT está automáticamente inscrita en el Registro de Proveedores de Guatecompras y puede abastecer al Estado siempre y cuando no esté inhabilitada.

 

Para poder venderle al Estado es necesario estar inscrito en el Registro de Proveedores y no encontrarse inhabilitado. La inscripción no requiere de ningún trámite especial ya que toda persona con NIT está automática y gratuitamente inscrita.

 

El código de usuario y la contraseña sirven para ingresar a las opciones exclusivas para proveedores dentro de Guatecompras. Hasta noviembre de 2005 las opciones disponibles eran: (a) imprimir Constancia de Inscripción; (b) presentar una inconformidad nueva; (c) comentar cualquier inconformidad propia o de otro proveedor; (d) publicar en Guatecompras su página web y su correo electrónico para que eventuales clientes puedan contactar a su empresa; (e) recibir avisos instantáneos en caso de que a usted lo inhabiliten o rehabiliten en el Registro de Proveedores.

 

Asimismo en el futuro los proveedores tendrán disponibles otras opciones, como por ejemplo: (a) presentar ofertas electrónicas, es decir, participar de concursos sin necesidad de presentar ninguna papelería; (b) publicar en Guatecompras sus productos para que otros usuarios le compren a usted por Internet; etc.

 

Estatus

Significado

Inscrito o no inscrito

Un proveedor recibe el estatus de INSCRITO al momento de obtener el Número de Identificación Tributaria (NIT) emitido por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). Si no posee NIT se encuentra NO INSCRITO. El Registro de Proveedores solo contiene personas con NIT, es decir, personas INSCRITAS.

Adjudicado o no adjudicado

Un proveedor recibe el estatus ADJUDICADO al momento de recibir su primera adjudicación. Solo incluye los proveedores con NIT, es decir, no se incluye las adjudicaciones a proveedores extranjeros sin NIT. Tampoco se incluye las adjudicaciones anteriores al 19 de julio de 2004, porque el registro de las adjudicaciones se inició en dicha fecha.

Participa en contrato abierto o no

Un proveedor PARTICIPA en contrato abierto cuando en ese momento existe al menos un producto de ese proveedor disponible en el catálogo electrónico de contratos abiertos.

Recordatorio: un producto está disponible dentro de un contrato abierto cuando tanto producto como el contrato abierto al que pertenece tienen estatus VIGENTE, es decir, no han sido suspendidos ni se alcanzó la fecha de vencimiento del contrato abierto o de sus eventuales prórrogas.

Habilitado o no habilitado

Un proveedor recibe el estatus de HABILITADO al momento de obtener el Número de Identificación Tributaria (NIT) emitido por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). Recibe el estatus de INHABILITADO cuando recibe una sanción que lo priva del derecho de participar en procesos de selección y a contratar o proveer al Estado. La inhabilitación no constituye impedimento para que un proveedor cumpla con las obligaciones derivadas de contratos suscritos con anterioridad a la sanción. 

Con o sin contraseña

Un proveedor recibe el estatus denominado SIN CONTRASEÑA al momento de obtener el Número de Identificación Tributaria (NIT) emitido por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). Luego, cuando el proveedor presenta a través de BancaSAT el formulario electrónico SAT-931 denominado “Acceso a Guatecompras”, obtiene el estatus denominado CON CONTRASEÑA.

Para ingresar a Guatecompras todo proveedor necesita un código de usuario (el cual es su NIT) y una contraseña. Un proveedor CON CONTRASEÑA puede ingresar a un ambiente exclusivo para proveedores dentro de GUATECOMPRAS y una vez allí, efectuar transacciones electrónicas, como por ejemplo emitir su Constancia de Inscripción, presentar o comentar inconformidades, publicar la dirección de su página en Internet, publicar sus direcciones de correo electrónico, recibir avisos instantáneos, etc. 

 

INHABILITACION

 

Es un mecanismo por el cual el Estado penaliza a las personas (individuales o jurídicas) con el impedimento de presentar propuestas, celebrar contratos o proveer de bienes o servicios a las entidades públicas. Una persona “inhabilitada” del Registro de Proveedores no puede proveerle al Estado durante el tiempo que dure su inhabilitación.

 

Una persona inhabilitada del Registro de Proveedores no puede participar en las compras y contrataciones de las entidades públicas nacionales, municipales, centralizadas, descentralizadas, autónomas o de otras entidades públicas o privadas que manejen fondos públicos. La inhabilitación puede ser por un tiempo limitado o puede ser permanente.

 

Estatus de la inhabilitación

Descripción

Vigente

Vigente La inhabilitación VIGENTE priva al proveedor de su derecho de ofertar, firmar contratos o vender al Estado.

Obtiene este estatus: (a) en el momento en que la inhabilitación es creada en el sistema; (b) cuando una inhabilitación suspendida vuelve a aplicarse, como por ejemplo cuando un juez la había suspendido temporalmente pero luego resuelve ratificarla.

No Vigente

La inhabilitación NO VIGENTE no priva al proveedor de su derecho de ofertar, firmar contratos o vender al Estado.

Obtiene este estatus cuando por algún motivo se deja sin efecto la sanción. Por ejemplo: (a) cuando la inhabilitación es temporal, al día siguiente de la fecha de finalización de la inhabilitación; (b) cuando desaparece la causa que había generado la inhabilitación; (c) cuando se anula la inhabilitación porque había sido aplicada erróneamente; (d) por orden judicial que establece la suspensión temporal o definitiva de la inhabilitación.

 

CONTRATOS ABIERTOS

 

Son contratos celebrados entre el Estado de Guatemala y determinadas empresas para la provisión masiva de bienes y suministros a todo el sector público.

Un Contrato Abierto establece determinados precios y condiciones de compra durante un período de tiempo definido. Las entidades del sector público pueden comprar en forma directa y sin necesidad de realizar licitaciones ni cotizaciones, la cantidad que necesiten de cualquiera de los productos disponibles en un Contrato Abierto, sin límites de montos.

 

COMO FUNCIONA

PASO 1: A lo largo del año, la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (DNCAE), del Ministerio de Finanzas Públicas, convoca a concursos para la provisión de diferentes tipos de bienes y suministros de uso frecuente en los organismos públicos.

PASO 2: Los proveedores que presentan las mejores ofertas son adjudicados y firman un Contrato Abierto con el Ministerio de Finanzas Públicas (eventualmente otras entidades públicas también participan de la firma del contrato).

PASO 3: Los productos incluidos en los Contratos Abiertos son incluidos en el Catálogo Electrónico de Contrato Abierto disponible en GUATECOMPRAS.

PASO 4: Cualquier entidad pública puede comprar en forma directa y sin licitación ni cotización, la cantidad que necesite de los productos disponibles en el Catálogo Electrónico.

 

Obligatoriedad del Contrato abierto:

 

El Acuerdo Gubernativo 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 25, literal “M” establece que el uso del Contrato Abierto es obligatorio.

Algunos tipos de producto del catálogo, como por ejemplo los productos medicinales, no pueden comprarse por otra vía, aunque el comprador haya obtenido condiciones más favorables.

Otros productos, como por ejemplo las computadoras, pueden comprarse fuera del Contrato Abierto solamente si los precios obtenidos por otra vía son más bajos y siempre y cuando las demás condiciones sean iguales o mejores que las del Contrato Abierto. Por ejemplo en la compra de una computadora, esas condiciones podrían ser el tamaño de la memoria, la capacidad del disco duro o la resolución del monitor. El siguiente cuadro resume esas dos situaciones:

 

Situación

Explicación

Tipos de Producto

1. Obligatorio SIEMPRE.

Es SIEMPRE obligatorio comprarlos a través de Contrato Abierto, sin excepción.

Productos medicinales, dispositivos médicos, gases médicos, fórmulas infantiles y productos sucedáneos de la leche materna.

2. Obligatorio salvo excepciones.

Es obligatorio comprarlos por Contrato Abierto, excepto que por otra vía se obtengan precios más bajos y siempre que las demás condiciones sean iguales o mejores a las de Contrato Abierto (cantidad, calidad, etc.)

Todos los productos no incluidos en el renglón anterior.

 

 

 

CATALOGO ELECTRONICO

 

El Catálogo Electrónico de Contrato Abierto contiene los productos que se encuentran disponibles en los diferentes Contratos Abiertos. Incluye medicamentos, computadoras, útiles de oficina y muchos otros productos.

 

Los organismos públicos deben usar de manera preferencial el Catálogo Electrónico para hacer sus compras, consultando dicho catálogo antes de proceder a una licitación, cotización, compra directa o compra por excepción.

 

En el Catálogo Electrónico las condiciones de compra ya están establecidas y los precios y tiempos de entrega son conocidos. Los productos están ordenados por categorías. Para cada Tipo de Producto hay ofertas de distintos proveedores.

 

Próximamente GUATECOMPRAS permitirá que los compradores puedan comprar los productos a través del portal. Para ello los compradores seleccionarán lo que necesitan introduciendo los productos en su carro de compras virtual. Luego, para concretar la transacción, generarán y enviarán directamente sus órdenes de compra electrónicas a los proveedores. Será la vía rápida para las compras públicas porque no solamente permitirá evitarse todo el proceso licitatorio, sino que además los productos y servicios estarán disponibles a un solo clic en la tienda virtual GUATECOMPRAS.

 

Beneficios

·         Reduce la burocracia. Las entidades del Sector Público pueden comprar en forma directa y sin necesidad de realizar licitaciones ni cotizaciones, la cantidad que necesiten de cualquiera de los productos disponibles en un Contrato Abierto, sin límites de montos.

·         No hay fraccionamiento. Los compradores del Sector Público pueden efectuar repetidas compras de un mismo producto a un mismo proveedor, como si fuera una “compra directa”, sin caer en la práctica prohibida del “fraccionamiento”.

·         Evita el desabastecimiento y el sobreabastecimiento. Los compradores del Sector Público pueden satisfacer sus necesidades reales.

·         Elimina costos de almacenamiento. Se transfieren al proveedor. Dichos costos incluyen el almacenaje, la custodia, el conteo de inventario, el extravío, el robo, la obsolescencia, el deterioro por caídas, golpes, incendios, humedad, inundaciones, etc.

 

En principio los Contratos Abiertos han sido creados para uso de parte del sector público. Sin embargo en el futuro los proveedores que lo deseen podrán ampliar su oferta a personas fuera del sector público. En el detalle de cada producto que aparece publicado, se indicará si el proveedor permite o no que personas ajenas al sector público accedan al producto a través del Catálogo Electrónico.

 

Estatus del
Contrato Abierto

Descripción

Vigente

El Contrato Abierto se encuentra en vigor y sus productos pueden ser comprados.
Aclaraciones: (a) GUATECOMPRAS coloca automáticamente el estatus VIGENTE cuando se alcanza la fecha de inicio del Contrato Abierto; (b) Para que un producto se encuentre DISPONIBLE para ser comprado por Contrato Abierto, tanto el contrato como también el producto deben encontrarse con estatus VIGENTE.

No Vigente
(suspendido)

El Contrato Abierto NO se encuentra en vigor. Cuando un Contrato Abierto se encuentra NO VIGENTE no se puede emitir nuevas órdenes de compra por ninguno de sus productos.
Aclaración: GUATECOMPRAS coloca automáticamente el estatus NO VIGENTE cuando se alcanza la fecha de finalización del Contrato Abierto (excepto que dicha fecha haya sido ampliada porque el contrato fue renovado).

 

Estatus del
Producto

Descripción

Vigente

El producto se encuentra en vigor y puede ser comprado.
(Aclaración: para que un producto se encuentre DISPONIBLE para ser comprado por Contrato Abierto, tanto el producto como también el Contrato Abierto deben encontrarse con estatus VIGENTE).

No Vigente
(suspendido)

El producto NO se encuentra en vigor por lo que NO puede ser comprado.
Un producto podría tomar el estatus NO VIGENTE por ejemplo cuando la licencia de un medicamento es suspendida por el Ministerio de Salud Pública o por una orden judicial.

 

NUPROG

 

NUPROG significa “Número de Producto Guatecompras”. Es el número que Guatecompras le asigna automáticamente a cada producto que ingresa al catálogo. Sirve por ejemplo, para que los compradores puedan encontrar más fácilmente un producto ya conocido dentro del catálogo.

 

Cada NUPROG está formado por la letra P seguida de un número correlativo y un dígito verifiador). Cada NUPROG comienza con la letra “P” para evitar que se confunda con el NOG (Número de Operación Guatecompras) o con otros números generados por el sistema Guatecompras para identificar otros tipos de componentes. Para evitar confusiones, Guatecompras numera cada componente anteponiendo una letra prefijo diferente. Por ejemplo:

 

Componente

Prefijo

Ejemplo

Concursos (NOG) y Contratos Abiertos (los Contratos Abiertos se identifican con el mismo NOG del respectivo concurso que les dio origen)

Ninguno

123450

Inconformidades

Letra “A”

A123450

Inhabilitaciones

Letra “C”

C123450

Órdenes de Compra

Letra “M”

M123450

Productos (NUPROG)

Letra “P”

P123450

 

NORMAS SOBRE COMPRAS

 

 

Compras sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado

TODAS las compras

Asamblea Nacional Constituyente

Constitución Política de la República, artículo 30

Congreso de la República

Ley de Contrataciones del Estado, artículos 1, 19 Bis, 23, 39 Bis y 106

Ley del Organismo Ejecutivo, artículo 35 literal t)

Presidencia de la República

Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículos 4 Bis, 7, 8, 10, 12, 12 Bis, 16 Bis, 25 y 54 Bis

Reglamento Orgánico Interno del MFP, artículo 37 numeral 2

Ministerio de Finanzas Públicas

Acuerdo Ministerial 1-2006

Acuerdo Ministerial 386-2003
Acuerdo Ministerial 1-2006

Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

Resol. 572-2003 y Resol. 100-2004

Resol. 572-2003 y Resol. 100-2004

Contraloría General de Cuentas

 

Dictamen legal del 07.Ene.2004

Congreso de la República

Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado (para el Ejercicio Fiscal 2006 ver el artículo 48; para Ejercicios Fiscales posteriores el artículo puede tener otro número)

 

 

 

 

GUATECOMPRAS EXPRESS

 

GUATECOMPRAS EXPRESS es el nombre de la nueva versión del sistema GUATECOMPRAS. GUATECOMPRAS EXPRESS automatiza en su totalidad la gestión de los contratos abiertos, desde la convocatoria electrónica, la oferta electrónica, las órdenes de compra electrónicas y demás procesos involucrados.

 

BENEFICIOS

 

El sistema GUATECOMPRAS tuvo el objetivo principal de brindar mayor transparencia a las compras públicas, por ello su lema fue “Todo a la vista de todos”. GUATECOMPRAS EXPRESS además de promover la transparencia, se enfoca en que las compras sean más rápidas y eficientes, haciendo énfasis en los Contratos Abiertos. Por ello el nuevo lema es “La vía rápida para las compras públicas”.


Beneficios:

·         Transparencia: La implementación del catálogo electrónico de contratos abiertos hará públicos los procesos post-adjudicación que actualmente no se encuentran a la vista del público, como por ejemplo las fluctuaciones de precios, las órdenes de compra emitidas, las evaluaciones de proveedores y productos, etc.

·         Eficiencia: GUATECOMPRAS EXPRESS eliminará la gestión de compras basada en papeles por una gestión electrónica altamente transparente y eficiente. Experiencias internacionales indican que por medio de este nuevo módulo los precios que paga el Estado se reducen en al menos un 7% y el costo de los procedimientos burocráticos de compra se reducen en más de un 90%.

·         Promoción de PYMEs: La fuerte eliminación de papelería y burocracia facilitará la participación de todo tipo de empresas, pero especialmente de las PYMEs, las cuales normalmente dejan de participar cuando la burocracia es demasiado elevada.

·         Gobierno electrónico y comercio electrónico: La implementación de los nuevos procedimientos electrónicos, será un fuerte catalizador del gobierno electrónico y del comercio electrónico en Guatemala.

 

FUNCIONAMIENTO

 

GUATECOMPRAS EXPRESS posee varios módulos que se están implementando por etapas. El primer módulo arrancó en 2007. El siguiente cuadro muestra todos los módulos y sus funciones principales:

 

Módulo

Funciones principales

1. Seguimiento de Facturas

Ahora ya no es necesario que los proveedores gasten tiempo y dinero para averiguar en qué estado se encuentran sus facturas pendientes de pago. Ahora con solo conectarse a GUATECOMPRAS los proveedores consultan el recorrido completo que sus facturas han tenido dentro de las diferentes áreas del sector público y el estatus en que se encuentra cada una en ese momento (para brindar dicha información GUATECOMPRAS se comunica con los sistemas de administración financiera SIGES y SICOIN).
Adicionalmente los proveedores pueden suscribirse a un boletín de seguimiento de facturas que les envía un email cada vez que sus facturas avanzan al paso siguiente dentro del proceso de pago.
Se implementó en Mayo 2007.

2. Catálogo Electrónico

Ahora Guatecompras incluye un catálogo electrónico de bienes y servicios disponibles para que cualquier entidad pública pueda comprarlos por contrato abierto, sin necesidad de cotizar ni licitar, aunque las cantidades o los montos sean elevados. Además, comprando por medio del catálogo de contrato abierto cada entidad puede efectuar la cantidad de operaciones de compra que necesite, sin caer en la mala práctica del denominado fraccionamiento.
Para que todo esto sea posible la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (DNCAE) carga y mantiene actualizado el catálogo de productos en contrato abierto. A su vez los proveedores actualizan el stock, las fotos y los comentarios de sus productos. Adicionalmente si fuera necesario la DNCAE suspende los productos o contratos y, si corresponde, autoriza la fluctuación de precios.
Se implementó en Diciembre 2007.

3. Contratos en dólares

A fines del año 2007 se adjudicó el primer contrato abierto en dólares: VEHÍCULOS AUTOMOTORES. Esto obligó a habilitar la incorporación de productos en dólares dentro del catálogo electrónico de contrato abierto.
Los productos adjudicados en dólares se siguen comprando en quetzales, pero utilizando el tipo de cambio de referencia que publica diariamente el Banco de Guatemala.
Se implementó en Marzo 2008.

4. Pedidos de Compra

Las órdenes de compra que se emitan sobre los bienes y servicios disponibles en el catálogo ya no serán en papel sino electrónicas y enviadas a los proveedores por correo electrónico (paperless).
Mientras se implementa la orden de compra electrónica, los compradores escogen productos del Catálogo Electrónico y envían Pedidos de Compra a los proveedores.
Cada pedido de compra electrónica reduce el stock disponible.

5. Registro del compromiso

Los pedidos de compra se transformarán en órdenes de compra electrónicas emitidas desde Guatecompras las cuales se registrarán automáticamente en los sistemas SIGES/SICOIN. Esto eliminará la necesidad de registrar dos veces la misma información, primero en Guatecompras y luego en SIGES/SICOIN.

6. Incumplimientos

Guatecompras permitirá detectar y sancionar entregas tardías u omitidas de productos en contrato abierto. Esto facilitará el control y la eventual sanción por parte de la DNCAE sobre los proveedores.

7. Nivel de stock

El computador del proveedor automáticamente registra en el catálogo electrónico de GUATECOMPRAS el nivel de stock de los productos. Esto evita que el nivel de stock de cada producto deba manejarse manualmente.

8. Oferta electrónica

Los proveedores ya no necesitarán presentar decenas o centenas de papeles para participar en cada concurso, sino que sus ofertas podrán ser enviadas en forma electrónica (e-bidding) sin ningún tipo de papel involucrado.
La DNCAE convocará electrónicamente a concurso. El proveedor presentará oferta electrónica. La DNCAE abrirá sobres electrónicos, adjudicará y cargará el catálogo electrónico.

9. Fluctuaciones

Se automatizará la solicitud de ajuste de precios que realiza un proveedor adjudicado en contrato abierto y su eventual aprobación o rechazo. Esto transparentará completamente el procedimiento de fluctuación de precios y reducirá la burocracia actual.

10. Calificaciones

Las entidades compradoras podrán calificar a los proveedores y a los productos incluidos en el catálogo de contrato abierto. Esto estimulará el buen cumplimiento de los contratos por parte de los proveedores.

 

Cada uno de los módulos citados en el cuadro anterior ha sido definido teniendo en cuenta las mejores prácticas internacionales en el campo de las compras gubernamentales y privadas.

 

IMPLEMENTACION DE NUEVOS MODULOS

 

El orden de implantación de cada módulo es tentativo y podría cambiar. Los primeros módulos del cuadro anterior ya se encuentran implementados y para el resto de ellos el tiempo estimado de implantación de cada uno se estima en un promedio de alrededor de siete (7) meses. Sin embargo la implementación de los citados módulos podría postergarse en caso de que se decida implementar antes otras funcionalidades no incluidas en GUATECOMPRAS EXPRESS.

 

COMENTARIOS SOBRE EL INFORME EMITIDO POR EL BID 2008 – GUATECOMPRAS.

 

ASPECTOS POSITIVOS

 

1-. Es uno de los mejores informes sobre el tema. Evalúa el “nivel de madurez” de los sistemas electrónicos de compras, con un enfoque similar al famoso CMM (Capability Maturity Model).

 

2-. Guatemala aparece evaluada en 8° lugar, entre 26 participantes. Todos los 7 países mejor evaluados que Guatemala comenzaron a trabajar con sus sistemas electrónicos varios años antes que Guatemala, como por ejemplo Compranet de México (1997) y Chilecompra (1998) que arrancaron varios años antes que Guatecompras (octubre de 2003). Por otro lado, algunos países que aparecen peor evaluados que Guatemala, arrancaron con sus sistemas antes que Guatecompras, como por ejemplo Panamá, Ecuador y Colombia.

 

3-. La evaluación parece bastante objetiva. El autor (Gastón Concha) es Chileno y Chilecompra aparece en primer lugar. El jefe del autor (Carlos Pimenta) es brasileño y el sistema de Brasil aparece evaluado en segundo lugar. Sin embargo se considera justo que ambos sistemas (de Chile y de Brasil) aparezcan en las primeras dos posiciones.

 

4-. Los comentarios sobre Guatemala son bastante positivos. Es correcta la apreciación del autor de que algunas fortalezas de Guatecompras son sus buenos motores de búsqueda y su amplio uso en las municipalidades. También es correcta la crítica de que le está faltando “el poder subir ofertas” (oferta electrónica).

 

ASPECTOS NEGATIVOS

 

1-. El informe tiene una visión un poco orientada a Chilecompra. El autor (Gastón Concha) es director del Diplomado en Compras Públicas, de la Universidad Diego Portales, de Chile. En dicho diplomado los alumnos aprenden a usar Chilecompra. Esto hace que, sin quererlo, el autor sobrepondere las características que se parecen a las de Chilecompra (por ejemplo el uso del UNSPSC en e-Tendering o la tercerización de los procesos) y subpondere las que Chilecompra no tiene (por ejemplo la subasta inversa o las inconformidades a la vista de todos).

 

2-. El informe contiene algunas informaciones erróneas. El informe fue elaborado en un plazo muy corto, por lo que no hubo tiempo para que los países lo revisen y por ello algunas informaciones son erróneas. Por ejemplo en el criterio de evaluación “2.1 Llamado o convocatoria a propuestas”, Guatemala obtuvo solamente un (1) punto, porque supuestamente no tiene ningún boletín electrónico que informe a los proveedores sobre los concursos que se van publicando. Lo correcto hubiera sido asignarle a Guatemala el puntaje máximo, ya que no tiene uno sino varios boletines de ese tipo.

 

3-. Algunos elementos del informe son un poco “teóricos”. En algunos casos el informe muestra una visión teórica, un poco alejada de la realidad. Por ejemplo el informe le asigna solamente 3 puntos a Chilecompra porque su sistema de identificación de usuarios está basado en una firma electrónica simple (contraseña) y le asigna 4 puntos a México porque para identificar a sus usuarios utiliza certificados digitales. Compartimos la visión de Chilecompra en el sentido de que hoy en día, obligar a los usuarios a comprar y utilizar certificados digitales para operar con un sistema de compras públicas, no es conveniente.

 

4-. Evalúa la cantidad pero no la calidad. El informe asigna más puntaje a los sistemas que tienen más funcionalidades, independientemente de la calidad con que haya sido desarrollada cada funcionalidad. Esta limitación es entendible, porque sería bastante difícil en un informe de este tipo evaluar la calidad de las funcionalidades. Por ejemplo uno de los atributos de calidad más importantes es el nivel de usabilidad, la cual en general no es tenida en cuenta en el informe.

 

COMPARACION CON EL SEACE

 

 

DESCRIPCION

Uso

Uso obligatorio para todas las entidades publicas y unidades ejecutoras.

Obligatorio para el Sector Público.

Registro de Proveedores

La inscripción no requiere de ningún trámite especial ya que toda persona con NIT está automática y gratuitamente inscrita.

La constancia de inscripción se obtiene a través del guatecompras.

Previa presentación de documentos 48 horas, siguiendo la evaluación, se cobra una tasa.

La constancia de inscripción se obtiene a través del SEACE.

Invitación

Concurso Publico:

Debe publicarse en GUATECOMPRAS antes de publicarse en los medios de prensa escrita o electrónica conforme a la ley o a normas propias de la entidad.

Concurso Restrigido:

Debe publicarse en GUATECOMPRAS antes de efectuar la respectiva invitación a la persona jurídica o individual seleccionada para participar

Debe publicarse en el SEACE.

Costo de Bases

Un porcentaje del valor referencial.

Costo que no puede superar al valor de reproducción de estas.

Presentación de Consultas y Observaciones.

(Aclaraciones)

Las solicitudes de aclaraciones deben realizarse directamente en el sistema GUATECOMPRAS. Es decir que la persona interesada en un concurso debe escribir sus preguntas directamente en el sistema, en la pantalla correspondiente.

La formulación de Consultas y Observaciones se realiza en la entidad.

Absolución de Consultas y Observaciones.

La entidad compradora debe publicar sus respuestas en GUATECOMPRAS.

Se publica en el SEACE.

Publicación de Lista de Invitados.

Para el caso de los concursos restringidos la unidad ejecutora de compras debe publicar en GUATECOMPRAS la lista de invitados, a más tardar 24 horas después de la fecha de vencimiento del plazo para presentar ofertas

No se publica lista de Invitados

Publicación de Participantes y postores

Se pública la relación de participantes y postores

Se pública la relación de participantes y postores.

Evaluación de propuestas.

La evaluación puede, a discreción de la entidad compradora, publicarse en GUATECOMPRAS.

Se debe colgar el cuadro conteniendo la evaluación.

Otorgamiento Buena Pro (Adjudicaciones)

La adjudicación debe publicarse en GUATECOMPRAS antes de notificar al adjudicatario por medios impresos en papel o distintos a GUATECOMPRAS.

Se publica en el SEACE.

Consentimiento Buena Pro

 

Se publica en el SEACE

Orden de Compra

La orden de compra debe publicarse en GUATECOMPRAS antes de ser enviada al adjudicatario en medios impresos en papel o distintos a GUATECOMPRAS.

Se publica en el SEACE

Contrato

El contrato debe publicarse en GUATECOMPRAS luego de que haya sido firmado por las partes intervinientes y a más tardar 72 horas después de que haya sido aprobado por la autoridad superior.

Se publica en el SEACE

Presentación de impugnaciones.

Pueden ser presentada incluso por personas naturales y jurídicas que no participan en el proceso.

La presenta quien tiene calidad de postor.

Impugnaciones resueltas.

La respuesta sobre impugnación puede, a discreción de la entidad compradora, publicarse en GUATECOMPRAS.

Quien resuelve las pública en el  portal.

Compras por Catálogo Electrónico

Se denominan CONTRATOS ABIERTOS y puedan adquirir a través de este no solo entidades públicas sino también entidades del sector privado.

Se denominan CONVENIO MARCO, dirigido a entidades públicas.

Compras por subasta.

No.

Sí, se denomina Subasta Inversa.

Difusión

Se pone a disposición de los usuarios de manera gratuita cabinas públicos (convenios y alquiler)

Capacitación a través de programa gratuitos.

 

 

 

 

Prestentacion (PPT) : GuateCompras

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